Administration & Support

Sicherheit, Wartbarkeit, Wirtschaftlichkeit

Die Verfügbarkeit, Sicherheit und Wartung der IT-Systeme sind in Schulen eine besondere Herausforderung. Die vielfältigen Anwendungsszenarien, die Heterogenität der eingesetzten Hard- und Software sowie die hohe Fluktuation bei den Nutzer/-innen erfordern ein mehrstufiges Modell für Verwaltung und Support.

Aufgaben der Schule:
First-Level-Support

Grundsätzlich liegt die Zuständigkeit für die Beschaffung und den Betrieb der IT beim Schulträger. Für verschiedene Verwaltungsaufgaben und den First-Level-Support sollte es aber dafür ausgebildete Lehrkräfte an den Schulen geben. Zu ihren Aufgaben zählen u.a.:

  • Mitwirkung bei der Entwicklung des Medienkonzepts der Schule und des Medienentwicklungsplans des Schulträgers und Unterstützung der Kommunikation zwischen den verschiedenen Schulgremien
  • Beratung zu Ausstattungsszenarien unter pädagogischen Gesichtspunkten und Mitwirkung bei der Auswahl von Hardware und Software
  • Beteiligung an der Erstellung von Benutzervereinbarungen
  • Mitarbeit bei der Benutzer- und Ressourcenverwaltung
  • Schulung und Beratung des Kollegiums und Schärfung des Bewusstseins für Datensicherheit und Datenschutz
  • Unterstützung der Nutzer bei Anwendungsproblemen und Behebung einfacher Fehler
  • Strukturierte Fehlermeldung an den Second-Level-Support

Aufgaben des Schulträgers:
Second-Level-Support

Der Aufbau des Second-Level-Supports liegt in der Zuständigkeit des Schulträgers. Er kann die Aufgaben selber wahrnehmen oder ganz oder teilweise durch den Einsatz externer Dienstleister sicherstellen. Zu seinen Aufgaben zählen u.a.:

  • Erstellung eines Medienentwicklungsplans mit Konzeption einer möglichst zentralen Verwaltungs- und Supportorganisation sowie deren Aufbau und Betrieb
  • Betrieb einer Support-Hotline, an die sich Schulen bei Problemen wenden können, die sie nicht selber lösen können
  • Bereitstellung eines Vor-Ort-Services bei Problemen und Störungen, die mit Hilfe der Hotline nicht behoben werden können
  • Komplette Neukonfigurationen und Installationen von neuen Server- oder Netzwerkkomponenten in der Schule
  • Backup und Wiederherstellung von Servern und Daten
  • Regelmässig wiederkehrende Wartungs- und Pflegeaufgaben bei Systemkomponenten, die zentralisiert ausgeführt werden müssen

Hinweise zur Beschaffung von IT-Systemen

Planung

  • Beim IT-Einsatz stehen die didaktischen Aspekte und medienpädagogischen Ziele der jeweiligen Schule im Vordergrund. Die Beschaffung schulgeeigneter IT-Systeme muss im Gesamtkontext der geplanten Einsatzmöglichkeiten vorbereitet und entschieden werden.
  • Es empfiehlt sich, in der Vorbereitung von IT-Beschaffungen an der Schule eine Gruppe einzurichten. Dieses Team entwickelt im Rahmen des Medienkonzepts einen umfassenden Einsatz- und Ausstattungsplan und bringt ihn in den übergreifenden Medienentwicklungsplan des Schulträgers ein.
  • Eine enge Abstimmung und Kommunikation mit dem Schulträger sind unerlässlich. Es empfiehlt sich, auf offene Schnittstellen und einheitliche standardisierte IT-Komponenten zu achten, da sich dadurch der Supportaufwand nachhaltig senken und eine zentrale Verwaltung leichter realisieren lässt.
  • Bei komplexen Umgebungen ist es empfehlenswert, von Beginn weg externe Experten in die Planung einzubeziehen und dies auch schon bei der Finanzplanung zu berücksichtigen.
  • Ergonomische Anforderungen und Umweltrichtlinien sollten in der Planung berücksichtigt werden. Im Sinn von «Green IT» sollte auf einen dauerhaft ressourcenschonenden und damit nachhaltigen Einsatz geachtet werden.

Beschaffung

  • Bei Neuanschaffungen sollte das IT-System komplett, einschließlich einiger Ersatzgeräte beschafft werden. So ist es z. B. sinnvoll, Einheiten in einem Zug vollständig mit identischer Hardware und Software auszustatten.
  • Dienstleistungen wie Gewährleistung, rascher Austausch, qualifizierte Betreuung, Installation oder auch entsprechende Administrationshilfen sollten in die Kaufentscheidung mit einbezogen werden.
  • Der betreuende Fachhändler sollte über genügend Fachkompetenz in Bezug auf Schulausstattungen verfügen.
  • Beschaffungen erfordern eine Ausschreibung gemäss den gesetzlichen Bestimmungen.

Nutzungsdauer

  • IT-Geräte und -Komponenten sollten so beschafft werden, dass eine wirtschaftlich sinnvolle Nutzungsdauer möglich ist.
  • Die Nutzungsdauer für Tablets ist ca. 3 Jahre, für Notebooks ca. 5 Jahre, für Arbeitsplatzcomputer bis zu 7 Jahre.
  • Bei Servern ist die Nutzungsdauer üblicherweise an die Dauer der Garantieleistung durch den Hersteller gekoppelt (in der Regel 5 Jahre).
  • Aktive Netzwerkkomponenten wie Router oder Switches haben eine Nutzungsdauer von ca. 10 Jahren, passive Komponenten wie Verkabelungen ca. 20 Jahre.

Datenschutz und Digitale Identität

Der IT-Sicherheit und dem Datenschutz kommt im Schulumfeld grosse Bedeutung zu. Zur Sicherung der persönlichen Daten von Schülern und Lehrkräften bietet sich eine Digitale Identität an, die durch die zentrale Administration in Zusammenarbeit mit Schule und Schulträger betreut werden kann. Sie bleibt für den Schüler über die gesamte Schullaufbahn konsistent und kann u.a. genutzt werden, um sich gegenüber Online-Diensten zu authentifizieren. Auch eine Abmeldung kann über diese Identität erfolgen.

Administration und Support: Auszug aus unserem Unterstützungsangebot

  • Beratung bei der Entwicklung und Umsetzung eines Verwaltungs- und Supportkonzepts
  • Unterstützung bei der Umsetzung der Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit
  • Lizenzmanagement für Applikationen und Umsetzung Rechtekonzept
  • Durchgängiges Service-Angebot mit Support Hotline

Wir beraten Sie gerne – Kontaktieren Sie uns unverbindlich!

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